PCO

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Notre métier l’évènementiel
notre spécialité la santé

Du congrès scientifique national ou international, en passant par des rencontres locales ou des séminaires pour l’industrie, SHEMS TRAVEL vous accompagne à toutes les étapes de la chaîne événementielle pour que votre projet soit un succès
Shems Travel propose une gestion globale et intégrée de vos évènements et met à votre service son expérience en matière de coordination de projets à travers 4 Solutions dédiées à l’organisation de votre congrès scientifique

GESTION  LOGISTIQUE & TECHNIQUE

La logistique d’un congrès requiert un savoir faire et des compétences similaires à celles d’un véritable chef d’orchestre pour assembler et harmoniser l’ensemble des intervenants. Du choix du lieu approprié à la gestion des transfert et hébergement en passant par l’aménagement des espaces en terme de mobilier et de scénographie, nous nous engageons à mettre en œuvre les moyens logistiques adaptés au besoin de votre congrès Nous nous appuyons sur un réseau de prestataires sélectionnés pour la qualité de leur prestation, leur fiabilité, le respect des délais et la maîtrise des coûts.

GESTION FINANCIÈRE SÉCURISÉE

Confiez votre budget à des experts pour plus de tranquillité

Vos contraintes comptables sont prises en compte par notre équipe.

Nous avons une bonne connaissance des exigences de la comptabilité publique et maîtrisons les modalités de paiement des laboratoires, ainsi que les règles liées aux appels d’offres.

Nous pouvons ainsi assurer une gestion comptable appropriée de votre événement.

– Elaboration du budget prévisionnelOuverture d’un compte dédié à l’évènementEncaissement des recettes

– Règlement des dépenses

– Facturation

– Budget final

GESTION DES INSCRIPTIONS :

Gagnez du temps et réduisez le risque d’erreurs

Une équipe dédiée se charge au quotidien des inscriptions, de l’ouverture du dossier au 1er jour du congrès. Notre plateforme d’inscription assure la performance du secrétariat.

– Personnalisée et dédiée à votre évènement
– Interface web pour l’inscription en ligne sécurisé
– Création d’une page internet et paramétrage d’un bulletin d’inscription en ligne
– Paiement en ligne sécurisé
– Service d’information aux congressistes & Gestion des Abstracts
– Contrôle des inscriptions, enregistrement et envoi des confirmations

COMMUNICATION  SUR LE CONGRÈS

Une partie considérable de la réussite d’un congrès dépend de la couverture médiatique et des moyens de communication mis en place auprès de groupes cibles et des partenaires clés. Notre objectif est que l’information atteigne tous les publics identifiés et potentiellement intéressés par votre congrès.

– Réflexion sur l’identité visuelle de la manifestation, déclinaison graphique
– Réflexion stratégique et rédaction du plan de communication et plan media
– Travaux d’impression
– Visibilité sur Site